"EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y DE CONTINGENCIAS APLICADO AL PROCESO ADMINISTRATIVO"

El enfoque de sistemas para la administración se fundamenta en la teoría general de sistemas. Ludwig von Bertalanffy, científico que trabajó principalmente en las áreas de la fisica y de la biología, ha sido reconocido como el fundador de la teoría general de sistemas. Bertalanffy elaboró una teoría interdisciplinaria capaz de trascender los problemas exclusivos de cada ciencia y de proporcionar principios (sean físicos, biológicos, psicológicos, sociológicos, químicos, etc.) y modelos generales para todas las ciencias involucradas, de forma tal que los descubrimientos efectuados por cada ciencia pudieran ser utilizados por los demás. La Teoría General de la Administración experimentó una gradual y creciente ampliación de enfoque, desde el enfoque clásico, el enfoque de las relaciones humanas y el enfoque holístico

EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN

Chester Barnard fue uno de los primeros escritores que en la administración utilizó el enfoque de sistemas. Hebert Simon y sus colaboradores consideraban la organización como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones. Simon ha avanzado en la búsqueda de un nuevo conocimiento disciplinario. Churchman, por su parte, figuró entre los primeros en destacar esta posición. El enfoque de sistemas ha sido adoptado y utilizado ampliamente en la administración. El sociólogo George Homans utiliza los conceptos de sistemas como la base para su investigación científica en grupos sociales. Desde su punto de vista, una organización está formada por un sistema ambiental externo y un sistema interno de relaciones que son interdependientes. Hay tres elementos en un sistema social: las actividades, son las tareas que la gente desempeña; las interacciones, ocurren entre las personas en el desempeño de dichas tareas, y los sentimientos, que desarrollan entre las personas y a su vez, estos elementos se refuerzan mutuamente, es decir, las actividades conjuntas conducen a interacciones v sentimientos.

MODELO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

Las organizaciones son sistemas abiertos que se necesita gestionar cuidadosamente, satisfacer y equilibrar sus necesidades internas y adaptarse a las circunstancias cambiantes del entorno. El autor Samuel Certo, en su libro Modern Management, presenta el modelo en donde se explica que una organización recibe insumos de la sociedad como son: personas, materiales, dinero e información, ésta los transforma o procesa en salidas que son productos, servicios y recompensas para sus miembros, lo suficientemente buenas para mantener sus participaciones en ella.

UN PUNTO DE VISTA INTEGRAL DE LAS ORGANIZACIONES

Una organización es la estructuración e integración de las actividades humanas alrededor de varias tecnologías. La tecnología afecta a los tipos de insumos de la organización, la naturaleza de los procesos de transformación, y las salidas del sistema. Sin embargo, el sistema social determina la eficacia y la eficiencia de la utilización de la tecnología. Parsons, Petit y Thompson: Conciben a la organización dividida en niveles, en cada uno de ellos la orientación del sistema general es diferente.

ENFOQUE DE SISTEMAS DE PROCESO ADMINISTRATIVO
Henry Fayol plantea que en una organización se da un conjunto de actividades, una de ellas es la actividad administrativa y dentro de ésta surge el proceso administrativo caracterizado por las funciones de planeación, organización, dirección o influencia y control. Las actividades que menciona Fayol se describen así:

· Actividades técnicas
· Actividades comerciales
· Actividades financieras
· Actividades de seguridad
· Actividades contables
· Actividades administrativas

PLANEACIÓN
Implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las metas organizacionales, esbozando la forma como dichas tareas deben ser realizadas e indicando el momento en que se deben ejecutar. Los administradores, a través de sus planes, describen en forma exacta lo que las organizaciones deben hacer para tener éxito. El sistema de planeación considera el insumo, proceso y producto para el sistema general de la organización.
Los responsables de la planeación buscan responder:
1. ¿En qué dirección debe estar desplazándose la organización?
2. ¿En qué dirección está desplazándose actualmente la organización?
3. ¿Debería hacerse algo para cambiar esta dirección?
4. ¿Continúa la organización en la dirección apropiada?

ORGANIZACIÓN

Puede concebirse como la asignación de las tareas desarrolladas durante la planeación de diversos individuos, grupos o de ambos dentro de la empresa; crea los mecanismos para poner Ios planes en acción. Las tareas están diseñadas de tal forma que el rendimiento individual contribuya al éxito general de la organización. El subsistema organización considera el insumo, proceso y producto para el sistema general de la organización.
Los responsables de la organización buscan dar respuestas a consideraciones relacionadas con la estructura, la amplitud de control, la división del trabajo y nivel jerárquico de la organización.

INFLUENCIA

Esta función también se conoce como motivación, liderazgo, dirección o desempeño, y se relaciona principalmente con las personas dentro de las organizaciones; puede definirse como el proceso de guiar las actividades de los miembros de una organización en direcciones apropiadas la cual es cualquier dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia el logro de metas. El propósito final de la influencia es incrementar la productividad.
Los responsables de la influencia y el control buscan dar respuestas a consideraciones relacionadas con el ejercicio del liderazgo, la motivación, el manejo de grupos y los procesos de comunicación.

CONTROL

Es la función administrativa a través de la cual los administradores reúnen información que mide el desempeño reciente dentro de la organización; comparan el desempeño actual con los estándares preestablecidos de desempeño, y a partir de esta comparación, determinan si la organización debe ser modificada para satisfacer los estándares preestablecidos.
Los administradores reúnen constantemente información, hacen sus comparaciones, y tratan de encontrar nuevas formas de mejorar la producción a través de modificaciones organizacionales.
El subsistema control considera el insumo, proceso y producto para el sistema general de la organización.
Los pasos fundamentales consisten en medir el rendimiento, comparar el rendimiento medido con los estándares y tomar la medida correctiva.


EL ENFOQUE DE CONTINGENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES

La contingencia reconoce que el entorno y los subsistemas internos de cada organización son únicos y proveen las bases para diseñar y administrar organizaciones específicas.
Contingencia representa el punto de vista medio entre: El concepto de que los principios de organización y de administración son universales, y el concepto de que cada organización es única y que cada situación debe ser analizada separadamente.

La contingencia reconoce similitudes y diferencias entre organizaciones pero mantiene énfasis en que el papel primario gerencial es el de buscar congruencia entre sus subsistemas.

EL ENFOQUE DE CONTINGENCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La función de planeación
Organizacíón mecánico-estable: En condiciones estables, hay mayor tendencia a confiar en reglas y políticas establecidas. Los planes son más detallados y para el pronóstico se utilizan datos históricos, tienden a ser válidos los supuestos sobre el "hombre económico" y se pueden aplicar métodos de toma de decisiones de rutina, entre estas se incluyen el uso del hábito, la escritura de la organización y la "investigación de operaciones".

Organización orgánico-adaptativa: Aquí se usan las reglas y políticas establecidas, los planes son menos detallados y hacen hincapié en los hechos principales, se confía en la intuición y la creatividad. En condiciones imprevisibles, son apropiados los métodos de toma de decisiones no rutinarias o no programadas.

La función de organización

Organizacíón mecánico-estable: En condiciones estables, los empleos son altamente especializados. Se insiste más en organizar la compañía por funciones de negocios más bien que por líneas de producto.

Organización orgánico-adaptativa: En condiciones diversas y cambiantes, los empleos suelen ser de más vasto alcance y los individuos realizan labores diversas. Las compañías tienden a organizarse por productos y cada gerente de producto tiene su propia unidad de producción, mercadeo y compra a su disposición.

La función de influencia

Organizacíón mecánico-estable: Las condiciones estables y de rutina parecen asociarse generalmente con una supervisión autoritaria y rigurosa. Las conclusiones de las investigaciones sugieren que un líder "orientado a la tarea' es más apropiado en tales condiciones, pero la supervisión no debe ser demasiado "rigprosa" ya que el personal se motiva para realizar aquellas tareas en que se ve una posibilidad razonable de tener éxito. Por tanto, cuando Ia estructura, el liderazgo y eI clima son apropiados, la motivación es más alta.

Organización orgánico-adaptativa: Los resultados de las investigaciones sugieren que tal comportamiento "orientado a las personas" por parte del líder puede ser efectivo en tales condiciones; sin embargo, si el oficio es demasiado ambiguo, el líder debe suministrar la necesaria estructura inicial. Estructuras orgánicas que fluyan libremente parecen más apropiadas para problemas ambiguos. Además, el liderazgo participante parece mejor para resolver problemas complejos en grupos y comités.

La función de control

Organizacíón mecánico-estable: Cuando la tarea es de rutina, los criterios de desempeño son más y exigen eficiencia. Los individuos tienen menos control o influencia sobre sus oficios.

Organización orgánico-adaptativa: Cuando el ambiente está cambiando rápidamente, los criterios de desempeño se basan más en los hechos principales; hay menos puntos de control y relativamente poca comprobación de resultados.En general, los individuos ejercen mucho mayor control sobre la manera como desempeñaban sus oficios.